| < Vorige hoofdstuk | Print versie | Volgende hoofdstuk > |
Nieuwe notitie Klik op de icoon 'Nieuwe notitie'
Het volgende scherm verschijnt:
In het invoerveld kunt u uw notitie opmaken. Het is aanbevolen altijd de instelling 'Tekst met opmaak' te selecteren. Hiermee heeft u namelijk de beschikking over een tekstopmaakfunctie die u kunt activeren door middel van het pijltje linksboven. Met gebruikmaking van deze functie kunnen de notities desgewenst als brief worden opgemaakt en afgedrukt.
Let op de functionaliteit achter de volgende iconen:
 Hiermee kunt u het invulveld vergroten om de tekstinvoer te vergemakkelijken Voor een (afdruk)voorbeeld van de voorlopige inhoud van uw notitie Om tekstdelen in uw notitie te plakken als Word-gegevens
Tekstmodule invoegen
Naast 'vrije' notities kunt u door middel van het pijltje rechtsboven een scrollijst oproepen van in de beheermodule "Documenten/teksten" / 'Bedrijfstekstmodules' of 'Persoonlijke tekstmodules' aangemaakte standaard documenten of tekstblokken. U kunt vervolgens uit deze lijst het gewenste standaarddocument selecteren en eventueel verder aanvullen. Zo kunnen, bijvoorbeeld, bevestigingen van spreekuurafspraken snel opmaken, afdrukken en verzenden.
*Klik op de cursor om de scrollijst met standaard tekstmodules op te roepen
*Selecteer de gewenste tekstmodule
*Klik op de icoon “Invoegen tekstmodules”
De geselecteerde tekstmodule verschijnt nu op het scherm:
*Klik op de cursor om de scrollijst met standaard tekstmodules op te roepen
*Selecteer de gewenste tekstmodule
*Klik op de icoon “Invoegen tekstmodules”
De geselecteerde tekstmodule verschijnt nu op het scherm:
Een notitie als actie plaatsen
Als een notitie niet alleen als zodanig is bedoeld, maar tevens als actie aan één van de andere verantwoordelijken, gaat u als volgt te werk:
*Vink achter “Uitgevoerd” ‘Nee’ aan
*Vul achter “Datum” in op welke datum de actie moet worden uitgevoerd
*Vul desgewenst tijdstip en duur van de actie in
*Selecteer de verantwoordelijke uit de scrollijst
Notitie opties: Beschermen van een notitie
‘Niet bewerken door anderen’ staat standaard ingeschakeld. Dit betekent dat anderen dan de maker van een notitie deze notitie niet kunnen bewerken. Vink deze optie af om het bewerken door derden wel mogelijk te maken.
“Privé” (niet leesbaar door anderen): vink deze optie aan als de notitie privacygevoelig is en u deze voor anderen niet zichtbaar wil maken
Notitie opties: notitie als e-mail verzenden
Klik op de hyperlink om de gemaakte notitie als e-mailbericht te verzenden naar èèn of meerdere van de andere betrokkenen of naar een "vrij" e-mailadres
Let op 1: een reeds gemaakte notitie kan ook achteraf als e-mailbericht worden verzonden. Open daartoe de notitie (zie: Notities inzien), klik op de optie, selecteer de e-mailontvanger en klik tenslotte op “Versturen/opslaan”
Let op 2: Wanneer u een notitie als e-mailbericht hebt verzonden worden de gegevens van uzelf en van de ontvanger in de notitie opgenomen (zie: Notities inzien voor details):
Notitie opties: Bijlagen toevoegen aan een per e-mail te verzenden notitie:
Klik op de hyperlink
 en blader vervolgens naar het toe te voegen bestand
Notitie opties: Een ‘Follow-up” aanmaken
Wanneer u, als maker van een notitie, de uitvoering van een daarin vastgelegde taak zelf wilt opvolgen kunt u een “Follow-up” aanmaken.
*Klik op de hyperlink
 
*Vink allereerst bij “Uitgevoerd” ‘Nee’ aan. Vul vervolgens in: Onderwerp, Datum (de datum waarop u de opvolging wilt doen) en selecteer de Verantwoordelijke persoon.
Bij “Versturen/opslaan” wordt de notitie
- in het re-integratiedossier opgeslagen,
- eventueel als e-mailbericht verzonden,
- in de actiemonitor als actie voor de geselecteerde verantwoordelijke aangegeven en
- als follow-up activiteit voor uzelf gemarkeerd.
|