088 1 888 888 |  info@absentiemanager.nl |  |  | 

Verzuimreductie in het onderwijs | ROC Mondriaan aan het woord

20170119 112746Voor het schrijven van deze blog mocht Absentiemanager bij ROC Mondriaan aanschuiven om in gesprek te gaan met Frank van Tol (arbeidskundig medewerker van ROC Mondriaan). Mondriaan is sinds 2013 klant van Absentiemanager. De afgelopen jaren heeft ROC Mondriaan hard gewerkt aan het terugdringen van het verzuim binnen de organisatie. Dit heeft geresulteerd in een reductie op het verzuim van maar liefst 2,1%. In 2013 werd er jaarlijks zo’n 7% verzuimd, inmiddels is dit slechts 4,9%. Terwijl het landelijk gemiddelde binnen het middelbaar beroepsonderwijs op een verzuim van 5,1% ligt.

ROC Mondriaan en Absentiemanager

In 2012 heeft ROC Mondriaan Absentiemanager in de organisatie geïntroduceerd, nadat zij van personeelsinformatiesysteem wisselden. Bij collega Fontys werd al gewerkt met het verzuimpakket en men had daar positieve ervaringen met Absentiemanager. ROC Mondriaan wilde zicht in de actuele verzuimcijfers om zo meer op het verzuim te kunnen sturen. Nadat contact was gelegd met Absentiemanager, werd de verzuimapplicatie al snel ingericht. Er werd tevens een koppeling gemaakt tussen de salarisadministratie van ROC Mondriaan – via HR2day - en Absentiemanager, om het dubbel invoeren van gegevens te voorkomen. Sindsdien is het mogelijk om daadwerkelijk op het verzuim te sturen doordat men realtime inzicht heeft het verzuim en signaalfunctie van het systeem. ROC Mondriaan ondernam verschillende acties om verzuimreductie voor - de 27 scholen die de onderwijsinstelling telt en ondersteunende diensten - te bewerkstellingen…

2 miljoen besparing op jaarbasis

Concreet levert de 2,1% verzuimreductie een besparing op van ruim 2 miljoen euro op jaarbasis. Dit bedrag is gebaseerd op de improductiviteit van de medewerkers.

Aanpak van verzuim, vroeger en nu

ROC Mondriaan heeft naast het werken met Absentiemanager enkele drastische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het verzuim aanzienlijk is teruggedrongen. Zo werkt de onderwijsinstelling bijvoorbeeld via het eigen regie model, de leidinggevende is hierin de spin in het web. De leidinggevende maakt zelf de afspraak bij de bedrijfsarts en formuleert de adviesvraag. In het begin is de leidinggevende begeleid door de bedrijfsarts bij het opstellen van deze adviesvraag. De bedrijfsarts had een coachende functie in het geheel. Inmiddels zijn de leidinggevenden goed in staat om het proces in eigen hand te nemen.

Voorheen was de leidinggevende gewend om zaken met betrekking tot verzuim door te spelen naar bijvoorbeeld een arbodienst. Het resultaat hiervan was dat de leidinggevende beperkt betrokken was bij het verzuim van de medewerkers. Om die reden is ROC Mondriaan overgestapt naar het ‘gedragsmodel’ van Falke en Verbaan. Hierbij wordt de leidinggevende centraal gesteld en deskundigen worden ingeschakeld bij adviesvragen. Het effect van deze methode is, dat de leidinggevende de verantwoording pakt voor de verzuimende medewerker.

Een andere wijziging is het in huis halen van de bedrijfsarts. Voorheen waren de bedrijfsartsen niet zichtbaar. De verzuimende medewerker moet nu naar de onderwijsinstelling gaan om op gesprek te komen bij de bedrijfsarts, hierdoor is er vaak ook even contact met de leidinggevende. De lijnen zijn veel korter, wat veel goed doet bij het terugkeren van de medewerker op de werkvloer. Daarnaast heeft de onderwijsinstelling een ‘sociaal medisch team’ overleg, waarbij verzuimreductie onderwerp op de agenda is. Het in huis halen van de bedrijfsarts heeft ROC Mondriaan zelf georganiseerd, nadat zij goede resultaten gehoord hadden van andere organisaties.

Verzuimrisico’s in het onderwijs

Mondriaan heeft inmiddels goed zicht op de verzuimrisico’s die zich binnen hun organisatie voordoen. Het risico op psychische klachten is voornamelijk reden tot verzuim. Medewerkers worden in het onderwijs relatief weinig lichamelijk belast. Een andere reden tot verzuim heeft te maken met de vergrijzing in Nederland. De gemiddelde leeftijd bij ROC Mondriaan is relatief hoog. Dit leidt tot verzuimrisico’s die gepaard gaan met bepaalde leeftijdsgroepen. Daarnaast is er in verhouding tot vroeger een hogere verantwoordingsdruk die vanuit het ministerie opgelegd wordt. Kwaliteitstoetsingen zijn aan de orde van de dag. De manier van onderwijs is erg veranderd. Het onderwijs is niet alleen steeds meer competentiegericht, maar er wordt ook een hoge mate van flexibiliteit verlangd van de medewerker.

Verzuimreductie door professionalisering

Het verzuim is tevens aanzienlijk teruggedrongen doordat Mondriaan veel aandacht besteedt aan het professionaliseren van de managers. Leidinggevenden stellen de medewerker centraal. De leidinggevende heeft zicht op het verzuim en onderhoud contact met de medewerker. Professionalisering ontstaat door het aantrekken en laten doorgroeien van de juiste managers, daarnaast worden de managers getraind en bijgestaan waar nodig.

UWV boetes zijn verleden tijd

Absentiemanager ondersteunt ROC Mondriaan in het naleven van het verzuimprotocol. Zo krijgt de organisatie tijdig melding op het moment dat acties ondernomen moeten worden in het verzuimproces en wordt het re-integratiedossier goed bijgehouden. UWV boetes zijn hierdoor tevens gereduceerd. Documenten van ROC Mondriaan komen samen in Absentiemanager, dit levert bruikbare rapportages op. Ook de bedrijfsartsen werken in Absentiemanager in een afgeschermde omgeving. Gesprekken die de onderwijsmanagers voeren zijn toereikend voor de betrokken partijen – zoals de bedrijfsarts - door de notitie functie. Vooral voor de WIA aanvraag scheelt het heel veel tijd dat alle informatie overzichtelijk beschikbaar is.