“Loket.nl en Absentiemanager zijn de fundering onder ons HRM-beleid.”

Matthijn Vermoolen, HR Manager bij PGA Nederland

PGA Nederland NV geldt als een van de grootste automotive groepen in Nederland. Verdeeld over meerdere dealer- en automotivebedrijven telt PGA Nederland ruim 1100 medewerkers. Om zowel salaris- en personeelsadministratie als ziekteverzuim in goede banen te leiden maakt PGA Nederland gebruik van de geintegreerde webapplicaties loket.nl en Absentiemanager.

In 2001 werd Gebroeders Nefkens N.V. overgenomen door het Franse PGA S.A. en sinds 2009 draagt het bedrijf de naam PGA Nederland N.V. Onder de Nederlandse PGA-paraplu vallen een aantal gerenommeerde dealerbedrijven, te weten Ekris (BMW en MINI), de Bois (Honda), Smit & Co (Opel), Nefkens (Peugeot) en Terwolde (Renault en Dacia). PGA Nederland is tevens actief in schadeherstel (UAS), lease (MKB lease), im- en export van auto’s ((NCT) en als car dealer supplier (Elgersma).

“De naamsverandering was onderdeel van een nieuwe koers”, zegt HR manager Matthijn Vermoolen. “In die periode is een nieuwe visie op onze dealerorganisatie uitgewerkt, waarbij onder andere klanttevredenheid een sleutelwoord is en waarin de medewerker, en medewerkertevredenheid, heel nadrukkelijk centraal worden gesteld. Want die medewerker -van monteur tot verkoper- bepaalt het gezicht van onze organisatie en is daarmee onze ambassadeur. Die insteek was ook de reden voor het organisatiebreed stroomlijnen van het HRM-beleid. ICT biedt ons daartoe goede mogelijkheden.”

Loket.nl

Bij het herstructureren van het HRM-beleid speelde de webbased applicatie loket.nl vanaf het begin een voorname rol. Vermoolen: “We zijn een organisatie met dertien bv’s, met elk vier a vijf vestigingen, verspreid over een groot deel van het land. We wilden processen over de volle breedte harmoniseren en daarvoor is een webbased applicatie bij uitstek geschikt. Vanuit alle vestigingen kan het systeem met data worden gevoed, terwijl iedereen er op de eigen werkplek informatie uit kan halen. Daarnaast biedt het systeem veel extra mogelijkheden. Zo is het digitaal personeelsdossier voor onze Centrale Salarisadministratie de basis voor de verloning. Is het dossier onvolledig of incorrect gevuld, dan wordt een nieuwe medewerker niet verloond. Iedere gebruiker binnen PGA Nederland gaat dan ook op dezelfde manier met gegevensinvoer om en de informatie is altijd actueel en eenduidig. Met loket.nl beschikken we over een overzichtelijk en dynamisch systeem, dat zo logisch is ingericht dat we onze HRM-processen daar naadloos op aan kunnen laten sluiten.”

Verzuim

Naast adequate, geharmoniseerde afhandeling van salaris- en personeelsadministratie had PGA Nederland ook behoefte aan meer en nauwkeuriger informatie omtrent het ziekteverzuim. Vanuit de historie berustte de arbodienstverlening bij een tweetal partijen. “Dit was een in meerdere opzichten onwenselijke situatie die bovendien gefragmenteerde en manco stuurinformatie opleverde”, vervolgt Vermoolen. “Bovendien voelden wij behoefte aan een actueel en volledig inzicht in de verzuimprocessen en meer betrokkenheid daarbij van de eigen organisatie en onze leidinggevenden.
Met deze conclusies werd besloten de arbodienstverlening te herzien en een onderzoek in te stellen naar geschikte systemen voor ondersteuning van ons toekomstige verzuimbeheer”.

Absentiemanager

Als webbased verzuimapplicatie ligt Absentiemanager, met brede en diepe functionaliteit en uitstekende referenties, aan de bovenkant van het marktaanbod. Het systeem is bovendien geïntegreerd met loket.nl en dat maakte onze keus simpel; het onderhouden van twee HR bestanden moet namelijk absoluut worden vermeden.
De HR database van Absentiemanager kon binnen een kwartier vanuit loket.nl worden opgezet. Iedere nacht, of zoveel eerder als wij willen, worden de beide databases automatisch middels een geavanceerde webservice gesynchroniseerd. Ook het importeren van een aantal jaren verzuimhistorie vanuit de systemen van de arbodiensten verliep vlot. Voor wat betreft de ondersteuning van ons organisatiemodel en het inmiddels gedefinieerde verzuimprotocol bleek Absentiemanager flexibel. Met dit alles kon een opvallend snelle en pijnloze implementatie worden gerealiseerd”.

365/Arboned

Naast de bestaande arbopartners, waaronder Arboned, werd een aantal arbodienstverleners aan de tand gevoeld. “Eén van de criteria”, legt Vermoolen uit, “ betrof het vermogen ons in de komende jaren te ondersteunen in een ontwikkeling naar toenemende ‘eigen regie’ over de verzuimprocessen. Wij raakten onder de indruk van het vernieuwde elan, de visie en ambities van Arboned zoals deze nu worden gepresenteerd vanuit de nieuwe identiteit “365”. Het aangeboden dienstenmodel viel geheel in ons wensenpakket. Daarbij komt dat de in Absentiemanager geregistreerde verzuimmeldingen automatisch en ‘realtime’ kunnen worden doorgegeven aan 365. De webservice die dit regelt zorgt ervoor dat alle meldingen voorzien zijn van de door 365 gewenste inhoud en in het vereiste technische (XML) formaat.

Bovendien zijn Cymax en 365 bereid gebleken de 365 casemanagers en bedrijfsartsen toegang tot Absentiemanager te verlenen. Deze kunnen aldus met de gebruikers aan PGA zijde over alle lopende dossiers communiceren. Ik zie dit als een mooi voorbeeld van markt- en klantgerichtheid en een perfecte samenwerking tussen partijen die in de markt vaak nog als rivalen worden gezien”.

Samenvattend

Matthijn Vermoolen is ervan overtuigd dat PGA Nederland met dit alles grote stappen heeft gemaakt naar een sterk verbeterd HR beleid: “Met loket.nl, en de daarbinnen te verwachten functionele uitbreidingen kunnen meer en meer HR processen worden ondersteund. De integratie van Absentiemanager met zowel loket.nl als 365 werkt perfect en de samenwerking met, en tussen, deze partners ondervinden wij als aangenaam en effectief.  

In de initiële implementatie per 1 januari 2011 is bij twee pilotvestigingen een uitgewerkt verzuimprotocol geïmplementeerd. Daarbij hebben leidinggevenden, ondersteund door Absentiemanager en de casemanager van 365, een actieve rol bij de re-integratie van hun medewerkers. In de overige vestigingen is de betrokkenheid van leidinggevenden nog beperkt tot registratie van verzuimmeldingen maar wij voorzien een snellere uitrol van het ‘volwassen’ model dan aanvankelijk gepland”.

“Wij zien”, zegt hij afsluitend, “dat het ingezette model ons nu al een sterk verbeterd inzicht geeft in de aard en het verloop van het verzuim. De verwachting is dan ook zeker gerechtvaardigd dat wij door  het terugdringen van kort frequent verzuim het verzuimpercentage beduidend kunnen reduceren. En in een omgeving waar een groot deel van onze medewerkers werkplaatsomzet genereert heeft dat een aanzienlijk financieel effect”.