Muziekscholen vergaand ontzorgd in verzuimbeheer

Loket.nl, Absentiemanager, de Goudse verzekeringen en 365/Arboned bieden de Kunstconnectie en andere branche-organisaties een unieke geïntegreerde HR- en verzuimbeheeroplossing

Kunstconnectie is de branchevereniging voor kunsteducatie en kunstbeoefening en bundelt  muziekscholen en andere werkgevers die kunsteducatie bieden. De vereniging behartigt de belangen van circa 200 leden en biedt hen, door het bundelen van krachten en samenbrengen van partijen,   een breed scala aan diensten en voordelen.

Een groot deel van de leden, met gemiddeld een tachtigtal medewerkers, gebruikt reeds een aantal jaren loket.nl, de webapplicatie voor salaris- en personeelsadministratie van Van Spaendonck Online. Daarnaast genieten zij de collectieve voordelen van het door van Spaendonck dochter VSP Risk aangeboden Risk Totaal Pakket. Dit pakket bestaat uit een combinatie van een verzuimverzekering van de Goudse verzekeringen en arbodienstverlening van 365, tot voor kort bekend als Arboned.

Het probleem

De Kunstconnectieleden beschikken daarmee over eersteklas producten en diensten. Echter ondervonden zij voor wat betreft de administratieve en financiele afhandeling van hun  ziekteverzuimprocessen de nodige problemen. Het doorgeven van ziekmeldingen en verzuiminformatie naar 365 en de Goudse was, bij gebrek aan enige vorm van integratie, zeer tijdrovend en de informatie was niet zelden onjuist of onvolledig. Met onder meer als gevolg dat verzuimbegeleiding niet tijdig werd opgestart en uitbetaling van verzuimkostenvergoedingen stokten. En, zoals kan worden verwacht, irritaties tussen de betrokken partijen.

Deze partijen hebben enige tijd geleden gezamenlijk besloten te streven naar stroomlijning en integratie van de processen om daarmee de pijnpunten te elimineren.

loket.nl en Absentiemanager

De basis van de oplossing ligt in de reeds bestaande integratie tussen loket.nl en Absentiemanager, de webbased verzuimapplicatie van Cymax e-Products BV. Dankzij deze integratie, via webservices, worden iedere nacht de werknemergegevens in loket.nl automatisch gesynchroniseerd met die in Absentiemanager. Gebruikers hoeven geen dubbele bestanden te onderhouden en beschikken in beide applicaties over de juiste, volledige en actuele HR informatie.

Absentiemanager en 365/Arboned

De loket.nl/Absentiemanagercombinatie wordt ondersteund door accountants die de HR- en salarisadministratie van hun klanten met loket.nl realiseren. Hiertoe behoren onder meer BDO, Flynth, KPMG, ABAB en vele middelgrote accountants. Hun klanten zijn veelal aangesloten bij één van de landelijke arbodiensten, met een dominante positie voor 365. Om deze klanten te ontzorgen in hun verzuimregistratie heeft Cymax geïnvesteerd in software waarmee ziekmeldingen in Absentiemanager automatisch, realtime,  via een webservice worden doorgegeven aan 365.

De doorgezonden gegevens bevatten de door 365 verlangde informatie in het vereiste formaat.

Deze meldingen hoeven dus niet meer via het Verzuimonline portaal van 365 of door middel van de Click & Claimregistratie te worden afgehandeld. Dit levert aanzienlijke tijds- en kostenbesparingen

Absentiemanager en de Goudse verzekeringen

Om hun schadelastrisico’s te kunnen bewaken hebben ook verzuimverzekeraars regelmatige en accurate informatie nodig. Weer een rapportage-eis dus die belastend is voor de onderneming.  Ook hier is een oplossing gevonden. Alle door de Goudse verlangde informatie over werkgever, werknemers en de verzuimprocessen wordt door Absentiemanager op een beveiligde server geplaatst. De Goudse kan deze informatie van deze server ophalen en gebruiken zonder enige tussenkomst van de gebruiker.

Maatwerkoplossing voor loket.nl gebruikers

In de uiteindelijke oplossing voor de Kunstconnectie, en tevens alle andere branches die door Van Spaendonck Online en VSP Risk worden beheerd is nog een belangrijk component toegevoegd.

Leden die zich willen beperken tot het registreren van verzuimmeldingen en zelf geen dossierbeheer willen uitvoeren kunnen kiezen voor Absentiemelder, de Absentiemanagerversie die beperkt is tot het vastleggen van ziek- en hersteld meldingen.

Een deel van de Kunstconnectieleden registreerde hun verzuimmeldingen reeds in loket.nl ten behoeve van de salarisadministratie en het opbouwen van verzuimstatistieken. Voor deze leden, of leden die om welke andere reden dan ook hun loket.nl omgeving willen aanwenden voor verzuimmeldingen, heeft Cymax de loket.nl Databee ontwikkeld. Met deze vernuftige software worden de meldingen in loket.nl  automatisch overgedragen naar de voor de gebruikers onzichtbare Absentiemanageromgeving; van daaruit vinden de doormeldingen naar 365 en de Goudse plaats.

Samenvattend

De oplossing voor Kunstconnectie- en overige brancheleden bestaat uit:

• De integratie van de loket.nl en Absentiemanager databases
• Absentiemelder dan wel de Loket Databee voor verzuimregistratie
• Automatische doorzending van verzuimmeldingen naar 365/Arboned
• Automatische verstrekking van werkgevers/werknemers en verzuiminformatie aan de Goudse verzekeringen

Het behoeft geen betoog dat deze unieke en geïntegreerde oplossing de leden een enorme besparing biedt in administratieve handelingen. De juiste informatie wordt op het juiste moment op de juiste plek bezorgd en maakt een einde aan onwenselijke communicatie over zaken die in een handmatig  proces verkeerd gaan.

De Kunstconnectieleden zijn dan ook unaniem zeer enthousiast over de hen aangeboden oplossing. Na een succesvolle proefinstallatie bij een tweetal muziekscholen is het concept inmiddels bij 12 leden geïmplementeerd en is een verdere uitrol gepland.

Van Spaendock Online en VSP Risk plannen op basis van dit succes een actieve benadering met het Risk TotaalPakket van de overige onder hun beheer vallende branches.

Wilt u weten waarom Ko van der Velpen, directeur van Kunstencentrum Jerusalem gekozen heeft voor het Kunstconnectie Risk TotaalPakket? En wat hij van het pakket vindt?

Bekijk hier de video waarin hij zijn verhaal doet: http://vsprisk.flashpointhosting.nl/content.php?id=17