Arbeidsuitval bij Hunter Douglas minder dankzij focus op verzuimmanagement

Webgebaseerde software maakt dossiers volledig en inzichtelijk

Vanaf 2005 werkt Hunter Douglas volgens de maatwerkregeling met een eigen interne arbodienst. Het beleid van snelle re-integratie wordt ondersteund met software, toegespitst op verzuimmanagement. De kosten zijn snel  terugverdiend.

‘Werken strekt meer tot gezondheid dan niet werken. Werken is hier dus de norm’, zegt Hans Dam, manager Health and Safety en tevens de bedrijfsarts voor de circa 2000 medewerkers van raambekledingproducent Hunter  Douglas in Nederland. Zijn scherpe formulering heeft geen politieke ondertoon, maar onderstreept het beleid van de onderneming: zolang de economische omstandigheden het toestaan, zijn werknemers verzekerd van het  behoud van werk binnen de organisatie. Bij arbeidsongeschiktheid wordt bijna altijd een oplossing geboden via ander, passend werk . ‘In de afgelopen jaren is het slechts één keer voorgekomen dat iemand volledig  afgekeurd in de WIA -regeling is terechtgekomen’, vertelt Dam. ‘En hoewel we de software voor verzuimregistratie in eerste instantie hebben aangeschaft om de dossiers volgens de Wet Verbetering Poortwachter op orde te krijgen, hoeven we die functionaliteit nauwelijks aan te spreken. Het zit wel volledig in Absentiemanager ingebouwd. Dus wanneer wij worden getoetst op de mate van inspanning die we hebben gepleegd om iemand weer aan het werkt te krijgen, dan is het voor mij een fluitje van een cent om alle wettelijk voorgeschreven documenten te produceren.’

Uit medische sfeer

Volgens de bedrijfsarts van Hunter Douglas functioneert het systeem vooral als ondersteunend instrument voor hemzelf maar ook voor de bedrijfsmanagers bij het inzichtelijk maken van de verzuimproblematiek. ‘Toen ik hier  vijf jaar geleden in dienst trad, trof ik een in hoge mate gemedicaliseerde benadering aan van het arbeidsverzuim. Doch verzuim is in veel gevallen een probleem met een geringe medische component. Aandacht voor de  arbeidscomponent is veel belangrijker zodat we vroegtijdig met een medewerker rond de tafel kunnen zitten om vast te stellen wat hij of zij wel kan. Verzuim is voor 80 procent een gedragsprobleem. Het vereist een cultuuromslag binnen een organisatie om het verzuim te demedicaliseren.
Samen met de HR –medewerkers zijn we de managers in de onderneming gaan trainen in het gebruik van Absentiemanager als communicatiemiddel tussen hen, de case managers van P&O en Health en Safety, onze  interne arbodienst. Het snel en adequaat zoeken naar passend werk leidde direct al tot een enorme reductie van de verzuimcijfers. Spraken we voorheen over een percentage van 7 tot 8 procent, nu zitten we op 3 à 4 procent.  Dan hebben we het dus over tonnen winst. We zitten nu onder de benchmarks in de bedrijfstakken textiel, alsmede groot- en kleinmetaal’. De eigenschappen van Absentiemanager maken dat het systeem zich heel  gemakkelijk laat inzetten als ’workflow’ mechanisme waarmee afspraken worden vastgelegd en signaalfuncties afgegeven wanneer bepaalde taken uitvoering behoeven. ‘Mijn collega’s van de HR-afdeling zijn wel eens  jaloers op de manier waarop de software ons in de dagelijkse activiteiten ondersteunt’, zegt Dam. ‘Maar goed, ik ben dag en nacht met verzuimaspecten bezig. De bedrijfsmanager niet en toch heeft hij baat bij de  herinneringen en prikkels die het systeem genereert. Op de HR-afdeling maken ze gebruik van SAP, het ERP-systeem dat leidend is voor alle informatiesystemen binnen Hunter Douglas. Vanuit SA P gaan dagelijks de mutaties omtrent personeelsgebonden informatie naar Absentiemanager, een webgebaseerd systeem dat toelaat om vanuit elke locatie en op elk tijdstip in te loggen. Dat is makkelijk voor mij omdat ik als reizend bedrijfsarts veel onderweg ben om de verschillende Hunter Douglas bedrijven in het land te bezoeken, maar ook voor de leidinggevenden van de diverse afdeling. Ook zij kunnen zowel vanaf hun eigen werkplek of thuis of elders inloggen. Wij experimenteren met de techniek om dit ook mogelijk te maken voor alle werknemers zodat zij hun eigen dossier kunnen inzien.‘

Langdurig versus kort

Hans Dam realiseert zich op dit vlak een gevoelige snaar te hebben geraakt. Want via dezelfde weg zouden ook de behandelaars van het personeel inzage hebben in het dossier. Maar de bedrijfsarts van Hunter Douglas heeft daar principieel geen moeite mee, omdat het systeem niet anders doet dan gezondheidsklachten signaleren teneinde leidinggevenden en personeel zo snel mogelijk in contact te laten komen met elkaar en met de  bedrijfsarts zodat ook snel naar een oplossing kan worden gezocht, bijvoorbeeld in de vorm van passend werk. Dit streven naar het verbeteren van de arbeidsomstandigheden sluit goed aan bij het traject van ’lean  manufacturing’, waarmee de onderneming de overtollige ballast uit de primaire productieprocessen wil halen. Door werknemersparticipatie bij het inrichten van de processen op de werkvloer komen er wellicht eerder slimmere ideeën ter tafel om een stuk efficiënter te werken. Met die benadering laten ook risico’s voor de arbeidsomstandigheden zich eerder in kaart brengen. Voorzien van de systematiek van Absentiemanager zou Hans Dam daarom graag een risico-inventarisatie en evaluatiesysteem willen laten inrichten. Zo is door het verleggen van de aandacht van de medische kant van verzuim naar de bedrijfskundige aspecten, er bij de bedrijfsarts van Hunter Douglas een gedachte opgekomen die hij graag met collega bedrijfsartsen, HR-functionarissen en verzekeraars deelt. De praktijk laat zien dat kortdurend frequent verzuim het bedrijf vaak voor veel grotere problemen stelt dan langdurig verzuim. De risicogroep voor dit laatste – 80 procent van het langdurig verzuim wordt veroorzaakt door 20 procent van de medewerkers - is dikwijls vroegtijdig te identificeren vanuit hun omgevingsfactoren.  Van veelvuldig kortlopend verzuim zijn veel medewerkers zich volgens Dam niet eens bewust. Hun manager signaleert een patroon en attendeert hen daarop met de vraag wat de onderneming kan bijdragen om hierin  verandering te brengen.
Dam: ‘We werken vooral bij de assemblage-afdeling met medewerkers die naast hun werk ook nog andere verplichtingen hebben, zoals de zorg voor een gezin. Meestal door een opeenstapeling van problemen ziet men geen andere uitweg dan zich ziek te melden. Het verzuim wordt dan onderdeel van de behandeling; de huisarts schrijft enige dagen rust voor. Als therapie zou dat heel goed kunnen werken, maar het is de vraag of alleen de  werkgever daarvoor moet opdraaien. We leven in een tijd waarin werknemers en werkgevers veel meer op voet van gelijkheid met elkaar omgaan. Wellicht dat bij kortlopend verzuim de lasten niet langer alleen voor rekening van de werkgever zijn, maar deels zijn te verhalen op de ziektekostenverzekering van de werknemers.’

Download hier de pdf van het nieuwsbericht